Für viele Arbeitnehmer ist es schwer verständlich, wenn ihr wohlverdienter Erholungsurlaub - oft als die „schönsten Wochen des Jahres“ bezeichnet - durch eine vom Arbeitgeber verhängte Urlaubssperre eingeschränkt wird.
Das Arbeitsrecht in Deutschland und im Besonderen das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gibt Arbeitgebern auf, den Rechtsanspruch auf die freie Gestaltung des Erholungsurlaubs von Arbeitnehmern zu achten.
In Bezug auf eine Urlaubssperre ist der § 7 BurlG aus Arbeitgebersicht relevant. Hier wird eindeutig erklärt, dass die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs berücksichtigt werden müssen. Gleichzeitig erklärt der Gesetzgeber, dass dringende betriebliche Belange oder die Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen können.
Dringende betriebliche Belange rechtfertigen zusammenfassend, dass ein Arbeitgeber einen eingereichten Antrag auf Erholungsurlaub ablehnen oder eine Urlaubssperre kommunizieren kann. Dies gilt in engen Grenzen und unter der Berücksichtigung jedes Einzelfalls.
Die Rechtsprechung in Deutschland hat in Grundsatzurteilen festgestellt, was arbeitsrechtlich unter „dringende betriebliche Belange“ zu verstehen ist.
Im Urteil des Arbeitsgerichts Braunschweig vom 20.11.2019 (4 Ca 373/19) betonten die Richter, dass Arbeitgeber zwar Urlaubssperren aufgrund dringender betrieblicher Belange einrichten dürfen, dabei jedoch die Interessen der Beschäftigten nicht außer Acht lassen sollten. Zudem hob das Gericht hervor, dass Arbeitnehmer selbst bei bestehender Urlaubssperre ein Recht darauf haben, dass ihre individuellen Urlaubsanträge sorgfältig geprüft werden. Eine pauschale Ablehnung auf Basis einer Urlaubssperre sei nicht zulässig. Vielmehr müsse der Arbeitgeber eine ausgewogene Entscheidung zwischen den Urlaubswünschen der Arbeitnehmer und den betrieblichen Erfordernissen treffen.
Häufig werden als dringende betriebliche Belange die folgenden Gründe angeführt:
Es gibt zusammenfassend dringende betriebliche Gründe, die eine Urlaubssperre rechtfertigen können. Ob eine Urlaubssperre im Einzelfall sinnvoll und zweckmäßig ist, muss individuell abgewogen werden, da Arbeitgeber trotz Urlaubssperre zur individuellen Prüfung von Urlaubsanträgen verpflichtet sind.
Info: Ähnliche Gründe werden von Arbeitgebern ebenfalls angeführt, wenn es um die Anordnung von Betriebsferien geht. Betriebsferien werden als ein vom Arbeitgeber festgelegter Zeitraum definiert, in dem ein Unternehmen seinen Betrieb vollständig oder teilweise ruhen lässt. Arbeitnehmer werden in dieser Zeit kollektiv in einen Zwangsurlaub geschickt. Betriebsurlaub oder Betriebsferien werden ebenso wie eine Urlaubssperre vor allem in Branchen genutzt, die stark saisonabhängig arbeiten oder in denen Arbeitsspitzen üblich sind.
Eine Urlaubssperre muss aufgrund dringender betrieblicher Gründe erfolgen und kann vom Arbeitgeber auch kurzfristig verhängt werden. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber die triftigen Gründe für die Urlaubssperre unzweifelhaft darlegen und in einem Streitfall objektiv nachweisen kann. In diesem Fall ist der Arbeitgeber berechtigt, eine Urlaubssperre für den Gesamtbetrieb oder einzelne Abteilungen einzuführen. Ergeben sich die dringenden betrieblichen Erfordernisse sehr kurzfristig, ist die Ankündigung auch von einem auf den anderen Tag zulässig.
Eine schriftliche Mitteilung über die Urlaubssperre ist aus Nachweisgründen immer sinnvoll. Allerdings ist sie nicht zwingend erforderlich. Die Kommunikation der Urlaubssperre kann abweichend ebenfalls mündlich erfolgen. Die Länge einer Urlaubssperre ist gesetzlich nicht festgelegt. Liegen betriebliche Erfordernisse vor, kann die Urlaubssperre einige Tage, Wochen oder bei Saisonbetrieben sogar mehrere Monate andauern.
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass eine Urlaubssperre rechtzeitig, am besten schriftlich, gegenüber den betroffenen Mitarbeitern angekündigt werden sollte. Eine mündliche Mitteilung kann im Einzelfall ausreichen.
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In vielen Fällen wird eine Urlaubssperre kurzfristig und aufgrund einer dringenden betrieblichen Notwendigkeit ausgesprochen. Der Umstand, dass es generell möglich ist, eine Urlaubssperre zu verhängen, muss nicht im Arbeitsvertrag verankert sein. Anders verhält es sich in Unternehmen, bei denen jedes Jahr zur selben Zeit dringende betriebliche Gründe für eine Urlaubssperre vorliegen.
Typische Beispiele hierfür sind Einzelhandelsunternehmen, die zu Weihnachten und im Dezember ihre Hauptumsätze verbuchen, oder Mitarbeiter der Finanzabteilung in einer Konzernzentrale, die zum Jahresende den Betriebsabschluss vorbereiten. Wenn eine Urlaubssperre jedes Jahr zur selben Zeit implementiert werden muss, ist es zielführend, diese im Arbeitsvertrag zu inkludieren. Eine Alternative zur Verankerung im Arbeitsvertrag ist eine Betriebsvereinbarung, die die Urlaubssperre arbeitsrechtlich festlegt und kommuniziert.
Generell ist ein einmal genehmigter oder bereits begonnener Erholungsurlaub unwiderruflich. Ein Widerruf seitens des Arbeitgebers kommt ausschließlich unter außergewöhnlichen Umständen in Betracht. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn der Fortbestand des Betriebs durch den Urlaubsantritt ernsthaft gefährdet wäre.
In einem solch seltenen Fall darf der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer verlangen, den Urlaub abzubrechen oder gar nicht erst anzutreten. Als Ausgleich ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer sämtliche daraus resultierenden Kosten zu erstatten. Ansonsten gilt: Ein genehmigter Urlaub darf nicht widerrufen werden. Arbeitnehmer dürfen einen genehmigten Urlaub trotz Urlaubssperre im Betrieb antreten.
Der Betriebsrat in einem Unternehmen spielt eine wichtige Rolle bei der Gestaltung der Urlaubsregelungen im Unternehmen. Auf Grundlage von § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verfügt der Betriebsrat über umfassende Mitbestimmungsrechte, die auch das Thema Erholungsurlaub betreffen.
Nach BetrVG umfasst das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats die Verteilung des Urlaubs über das Kalenderjahr, das Festlegen von Auswahlkriterien bei konkurrierenden Urlaubsanträgen, Regelungen für Urlaubsvertretungen und das innerbetriebliche Bewilligungsverfahren. Bei Urlaubssperren hat der Betriebsrat ebenfalls ein Mitspracherecht.
Urlaubssperren im Einzelhandel während der Weihnachtszeit oder im Dezember sind arbeitsrechtlich zulässig. Sie sind innerbetrieblich notwendig, um den erhöhten Personalbedarf während des Saisongeschäfts zu decken. Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet, die Urlaubswünsche ihrer Angestellten sorgfältig zu prüfen und alle Interessen abzuwägen, um eine gerechte Lösung zu finden. Dies ermöglicht es Einzelhändlern, den Betriebsablauf in Stoßzeiten effektiv zu gewährleisten, während individuelle Anträge fair berücksichtigt werden.
Eine automatische Urlaubssperre während der Probezeit besteht nicht. Auch wenn der § 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG) ausführt, dass der volle Urlaubsanspruch erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben wird, bedeutet dies nicht, dass in der Probezeit kein Urlaub genommen werden darf.
Mit jedem Monat der Betriebszugehörigkeit erwirbt ein Arbeitnehmer 1/12 Anspruch auf Erholungsurlaub. In der Probezeit können auf Antrag bereits Urlaubstage genommen werden – nicht jedoch der komplette Jahresurlaub. Gilt eine generelle Urlaubssperre für die gesamte Belegschaft, inkludiert dies auch die Mitarbeiter, die sich in der Probezeit befinden.
Eine Urlaubssperre aufgrund eines kurzfristig aufgetretenen Personalmangels kann aus arbeitsrechtlicher Sicht korrekt sein. Damit die Urlaubssperre auch bei einer Prüfung vor Gericht standhält, müssen die dringenden betrieblichen Gründen nachweisbar sein. Darüber hinaus muss jeder Urlaubsantrag, der trotz Urlaubssperre eingereicht wird, geprüft und bewertet werden. Kann das Unternehmen beweisen, dass der Personalmangel hohe wirtschaftliche Einbußen nach sich zieht, ist der Unternehmen berechtigt, eine Urlaubssperre zu verhängen.
Trotz einer gerechtfertigten Urlaubssperre haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, Urlaub zu beantragen. Jeder Urlaubsantrag muss vom Arbeitgeber individuell geprüft werden. Ziel der Prüfung ist es, die Interessen des Mitarbeiters gegenüber betrieblichen Notwendigkeiten abzuwägen. Bei Vorliegen eines dringenden Grundes, wie etwa einer Hochzeit, Geburt oder einem Todesfall in der Familie, wird in den meisten Fällen das persönliche Interesse des Arbeitnehmers höher gewichtet.
Für Auszubildende kann eine vorübergehende Urlaubssperre ebenfalls gelten, wenn dafür ein betrieblicher Grund vorliegt. Die Rechte der Auszubildenden auf Erholungsurlaub nach Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) müssen trotz der Urlaubssperre gewahrt bleiben. Dies betrifft vor allem die Mindesturlaubstage für minderjährige Jugendliche. Der Urlaub für einen Auszubildenden mit 16 Jahren beträgt nach § 19 JArbSchG 30 Werktage.