Unbezahlter Urlaub kann für Arbeitnehmer eine wesentliche und im Einzelfall unschätzbare Hilfe darstellen, wenn in unerwarteten Situationen Unterstützung vom Arbeitgeber benötigt wird. Unvorhergesehene Ereignisse können jeden betreffen. Ein Unfall, der ohne Vorwarnung alle Planungen durchkreuzt, eine lebensbedrohliche Erkrankung im Familienkreis oder andere schwerwiegende persönliche Schicksalsschläge: In solchen Fällen ist unbezahlter Urlaub häufig der letzte Ausweg.
Ein Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens beantragt unbezahlten Urlaub, um seinen im Skiurlaub schwer verunglückten Vater, der 400 Kilometer entfernt wohnt, zu pflegen. Durch den unbezahlten Urlaub kann sich der Arbeitnehmer ohne Ablenkung seiner Familie widmen, ohne das Arbeitsverhältnis zu gefährden.
Am Beispiel wird klar, dass unbezahlter Urlaub eine Ausnahme und keine Regel im Arbeitsverhältnis werden sollte. Unbezahlter Urlaub ist eine Option, wenn wichtige persönliche Gründe vorliegen. Welche Anlässe für unbezahlten Urlaub im Arbeitsalltag infrage kommen, welche rechtlichen Grundlagen es für unbezahlten Urlaub gibt und worauf Arbeitgeber bei Steuern und Sozialabgaben achten müssen, erklärt dieser Artikel.
In Deutschland gibt es kein Gesetz, das einen Anspruch des Arbeitnehmers auf unbezahlten Urlaub regelt. Ausschließlich der gesetzliche Urlaubsanspruch von Beschäftigten wird im Arbeitsrecht festgelegt. Der Gesetzgeber sieht unbezahlten Urlaub als eine freiwillige Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber an. In klar definierten Fällen können Sozialgesetze oder das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) bei der Frage nach unbezahltem Urlaub Anwendung finden. Dies ist im Besonderen der Fall, wenn es um die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder wichtige persönliche Anlässe geht.
Wichtig: Unbezahlter Urlaub und Sonderurlaub haben eine jeweils abweichende Bedeutung. Beim Sonderurlaub wird ein Mitarbeiter entgeltlich von der Arbeit freigestellt, zum Beispiel bei der Geburt eines Kindes. Beim unbezahlten Urlaub erfolgt keine Vergütung, sondern ausschließlich eine Freistellung.
Kinder im Kindergarten oder in der Schule sind häufig dem Risiko ausgesetzt, krank zu werden. Vor allem in den Wintermonaten sind Erkältungskrankheiten, die Grippe oder Corona in Bildungseinrichtungen präsent. Müssen erwerbstätige Eltern wegen ihrer kranken Kinder zu Hause bleiben, haben sie einen Rechtsanspruch auf unbezahlten Urlaub. Dies regelt der § 45 des Fünften Sozialgesetzbuches (SGB V).
Im fünften Sozialgesetz wird beschrieben, dass Eltern für jedes Kind einen Anspruch auf Krankengeld von der gesetzlichen Krankenkasse haben. Je Kind stehen 10 Arbeitstage pro Jahr zur Verfügung. Bei Alleinerziehenden verdoppelt sich der Anspruch. Während des Bezugs von Krankengeld haben sie zusätzlich Anspruch auf unbezahlte Freistellung von der Arbeitsleistung.
Beschäftigte in Unternehmen mit mehr als 15 Beschäftigten können auf Basis des Pflegezeitgesetzes (PflegeZG) bis zu sechs Monate Pflegezeit für die häusliche Pflege naher Angehöriger beantragen.
In dieser Zeit ist eine vollständige oder teilweise Freistellung mit unbezahltem Urlaub möglich, wobei die Pflegebedürftigkeit durch eine Bescheinigung nachzuweisen ist. Für minderjährige pflegebedürftige Angehörige besteht der Anspruch ebenfalls bei außerhäuslicher Betreuung.
Eine ursprünglich kürzere Freistellung kann mit Arbeitgeberzustimmung bis zu sechs Monate verlängert werden. Bei wichtigen Gründen, die einen Wechsel der pflegenden Person verhindern, kann die Pflegezeit ebenfalls verlängert werden. Zudem können Beschäftigte bis zu drei Monate Freistellung für die Begleitung eines nahen Angehörigen in der letzten Lebensphase beanspruchen. Hierfür ist ebenfalls ein ärztlicher Nachweis erforderlich.
Ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub besteht zusammengefasst typischerweise in den folgenden Situationen:
Arbeitgeber sollten vor der Bewilligung des unbezahlten Urlaubs zusätzlich prüfen, ob tarifliche oder betriebliche Regelungen, beispielsweise eine Betriebsvereinbarung existieren, die spezifische Ansprüche und Anlässe auf unbezahlten Urlaub beinhalten.
Bei unbezahltem Urlaub gelten die folgenden Regelungen für Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge:
Für den ersten Monat des unbezahlten Urlaubs besteht Versicherungsschutz in der gesetzlichen Krankenversicherung. Spätestens am letzten Tag des ersten Monats des unbezahlten Urlaubs muss der Arbeitgeber den Beschäftigten von der gesetzlichen Krankenkasse abmelden. Arbeitgeberseitig werden keine Beiträge mehr entrichtet. Da ein unbezahlter Urlaub häufig kürzer als 4 Wochen andauert, besteht in den meisten Fällen kein Handlungsbedarf. Musste der Arbeitgeber den Mitarbeiter aus der gesetzlichen Krankenkasse abmelden, hat dieser die folgenden Optionen zur Weiterversicherung:
Bei einer freiwilligen Versicherung richten sich die Beiträge nach den monatlichen Einkünften. Der Anspruch auf Krankengeld bei Arbeitsunfähigkeit bleibt während des unbezahlten Urlaubs bestehen.
Für die gesetzliche Rentenversicherung gelten die gleichen Regularien wie für die gesetzliche Krankenversicherung. Mit Beginn des zweiten Monats des bezahlten Urlaubs werden Arbeitnehmer ebenfalls aus der Rentenversicherung abgemeldet. Endet der unbezahlte Urlaub, müssen Unternehmen die Mitarbeiter wieder in der Sozialversicherung anmelden.
Der Antrag auf unbezahlten Urlaub sollte grundsätzlich schriftlich erfolgen und klare Angaben zu Dauer und Grund des Urlaubs enthalten. Aus Gründen der Wertschätzung und der Transparenz ist es zielführend, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer offen kommunizieren und schon vor einem schriftlichen Antrag mündlich die Eckpunkte der möglichen unbezahlten Freistellung besprechen.
Arbeitgeber sollten vor allem die folgenden Punkte berücksichtigen:
Wichtig: Besteht ein Rechtsanspruch auf Freistellung und unbezahlten Urlaub, beispielsweise bei einem kranken Kind oder bei der Pflege eines nahen Angehörigen, haben Vorgesetzte keine Wahlfreiheit. Beschäftigte haben in diesem Fall einen Rechtsanspruch auf unbezahlten Urlaub. Der § 3 des Pflegezeitgesetzes (PflegeZG) erklärt eindeutig:
Im öffentlichen Dienst gelten spezielle Regelungen für unbezahlten Urlaub gemäß § 28 TVöD. Im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst wird unter der Überschrift „Sonderurlaub“ klar festgehalten:
„Beschäftigte können bei Vorliegen eines wichtigen Grundes unter Verzicht auf die Fortzahlung des Entgelts Sonderurlaub erhalten.“
Diese spezifischen Regelungen im TVöD umfassen unter anderem:
Wichtig: Die Begriffe Sonderurlaub und Arbeitsbefreiung haben im TVöD abweichende Bedeutungen als in der freien Wirtschaft. Mit der Bezeichnung Sonderurlaub ist im TVöD unbezahlter Urlaub gemeint. Arbeitsbefreiung hat die Bedeutung von Sonderurlaub in Wirtschaftsunternehmen. Dieser wird beispielsweise bei einem Todesfall genehmigt.
Der Betriebsrat spielt beim Themenbereich Erholungsurlaub eine wichtige Rolle. Im § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) werden seine Befugnisse und Mitbestimmungsrechte eindeutig thematisiert.
Der Betriebsrat kann den Arbeitnehmer beim Antrag auf unbezahlten Urlaub unterstützen und gegen eine Ablehnung vorgehen, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Können sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht über den Antrag auf unbezahlten Urlaub einigen, entscheidet die Einigungsstelle.
Damit Fragen zum Erholungsurlaub und zu unbezahltem Urlaub schnell und mitarbeiterzentriert gelöst werden können, schließen viele Arbeitgeber Betriebsvereinbarungen mit dem Betriebsrat. Eine Betriebsvereinbarung kann Regelungen zu den folgenden Punkten enthalten:
Eine eng verzahnte Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat kann dazu beitragen, eine einheitliche und faire Handhabung von unbezahltem Urlaub im Unternehmen sicherzustellen.
Unbezahlter Urlaub führt nicht grundsätzlich zur Reduzierung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs. Bei der Pflege von Angehörigen ist der Arbeitgeber berechtigt, den Urlaubsanspruch um ein Zwölftel pro vollem Kalendermonat der vollständigen Freistellung zu kürzen. Dies legt das Pflegezeitgesetz im Paragrafen 4 nahe.
Als Sabbatical bezeichnet man eine meist längere Freistellung mit oder ohne Bezahlung. Unbezahlter Urlaub zeichnet sich meist durch eine kürzere Zeitspanne von wenigen Wochen aus. Die Entscheidung für unbezahlten Urlaub oder ein Sabbatical hängt von den individuellen Bedürfnissen und den betrieblichen Möglichkeiten ab.
Die gesetzliche Krankenversicherung bleibt bestehen, wenn der Arbeitnehmer die Beiträge freiwillig weiterzahlt. Andernfalls endet der Versicherungsschutz nach einem Monat unbezahlten Urlaubs.
Unbezahlter Urlaub verursacht für den Arbeitgeber keine direkten Aufwendungen, da der Lohnanspruch ruht. Indirekte Kosten können jedoch durch den zusätzlichen Aufwand in der HR-Abteilung oder Buchhaltung sowie durch Effizienzverluste in betroffenen Abteilungen entstehen.
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