Sonderurlaub in Deutschland:
Anspruch, Rechtsgrundlage und Voraussetzungen

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Zusätzlich bietet das deutsche Arbeitsrecht die Möglichkeit, in bestimmten Lebenssituationen Sonderurlaub zu beantragen. Dieser Artikel erklärt, was man unter Sonderurlaub versteht, was Arbeitgeber bei der Gewährung von Sonderurlaub beachten müssen und welche gesetzlichen Vorgaben gelten.

Take-aways zum Sonderurlaub

  • Arbeitnehmer haben auf Grundlage von § 616 BGB Anspruch auf Sonderurlaub in besonderen persönlichen Situationen.
  • Sonderurlaub kann in Deutschland nur für wenige Tage (BGB: eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit) beantragt werden.
  • Typische Anlässe für Sonderurlaub sind die Geburt eines Kindes, der Tod eines nahen Verwandten, die eigene Hochzeit oder ein beruflich bedingter Umzug.
  • Es gibt keine arbeitsrechtlichen Vorgaben in Bezug auf die Ausgestaltung von Sonderurlaub oder die Anzahl der zu genehmigenden Sonderurlaubstage.

Sonderurlaub in Deutschland: Informationen und Überblick

Es gibt Situationen im Leben, in denen die berufliche Tätigkeit für einige Zeit in den Hintergrund rückt. Das gilt zum Beispiel bei einem sehr schönen Ereignis wie der Geburt eines Kindes und ebenfalls, wenn ein geliebter Angehöriger stirbt und für die nahen Angehörigen die Welt für einen Moment stehen bleibt. In all diesen und weiteren Fällen haben Arbeitnehmer das Recht, Sonderurlaub beim Arbeitgeber zu beantragen.

Ein typisches Beispiel für Sonderurlaub könnte einen zielstrebigen Mitarbeiter betreffen, der seit 4 Jahren in einem mittelständischen Betrieb im Außendienst arbeitet. Er und seine Partnerin erwarten ihr erstes Kind. Nach deutschem Arbeitsrecht steht dem Mitarbeiter bei der Geburt eines Kindes Sonderurlaub zu. Der Angestellte informiert sich vor der Geburt in der Personalabteilung nach den internen Rahmenbedingungen für Sonderurlaub. Er erfährt, dass ihm 2 Tage Sonderurlaub zustehen. Nach der Geburt reicht der Mitarbeiter die Geburtsurkunde in der HR-Abteilung ein. Ihm wird für den Tag der Geburt und den folgenden Tag Sonderurlaub gewährt. Der übliche Gehaltsanspruch des Beschäftigten bleibt in dieser Zeit bestehen.

Am Praxisbeispiel ist nachvollziehbar, dass Sonderurlaub in besonderen Lebenssituationen gewährt wird. Dazu gehören:

Die genauen Regelungen für Sonderurlaub werden unternehmensspezifisch festgelegt. Unternehmen können weitere Anlässe für Sonderurlaub bestimmen und die Dauer für Sonderurlaub individuell festlegen. Ein durchschnittlicher Sonderurlaub beträgt wenige Stunden (Beispiel Arztbesuch) und kann bis zu 5 Arbeitstagen dauern. Im Arbeitsvertrag, in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung werden die Rahmenbedingungen für Sonderurlaub festgelegt.

Verständnis des § 616 BGB zum Sonderurlaub: Was Arbeitgeber wissen müssen

Der § 616 gilt als arbeitsrechtliche Grundlage für Sonderurlaub. Der Gesetzgeber erklärt im Bürgerlichen Gesetzbuch:

„Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird. Er muss sich jedoch den Betrag anrechnen lassen, welcher ihm für die Zeit der Verhinderung aus einer aufgrund gesetzlicher Verpflichtung bestehenden Kranken- oder Unfallversicherung zukommt.“

Einfach ausgedrückt besagt der § 616 BGB, dass ein Mitarbeiter seinen Anspruch auf Bezahlung nicht verliert, wenn er aus persönlichen Gründen, die er nicht zu verantworten hat, kurzzeitig nicht arbeiten kann.

Für Arbeitgeber bedeuten die Vorgaben des Bürgerlichen Gesetzbuches:

Arbeitgeber müssen kurzfristige Abwesenheiten tolerieren:

Kann ein Arbeitnehmer aus einem persönlichen, unverschuldeten und nachvollziehbaren Grund kurzfristig nicht bei der Arbeit erscheinen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihm in dieser Zeit weiterhin sein vertraglich vereinbartes Gehalt zu bezahlen. Der Arbeitgeber kann nicht verlangen, dass der Mitarbeiter seinen Erholungsurlaub einsetzt, wenn ein Grund für Sonderurlaub gegeben ist. Die Dauer von Sonderurlaub wird durch die Formulierung „eine nicht erhebliche Zeit“ eingegrenzt. Selbst wenn der Gesetzgeber keine genauen Zeitangaben ins Gesetz aufgenommen hat, handelt es sich bei der Gewährung von Sonderurlaub um wenige Tage und nicht um Wochen oder Monate.

Anrechnung von Versicherungsleistungen:

Erhält der Beschäftigte für die Zeit seiner Abwesenheit Leistungen aus einer gesetzlichen Kranken- oder Unfallversicherung, muss dieser Betrag vom Arbeitgeber abgezogen werden. Dies bedeutet für die Praxis, dass der Arbeitnehmer diese Zahlungen nicht zusätzlich zum vollen Gehalt erhält. Sie müssen auf das Gehalt angerechnet werden.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber sich mit den gesetzlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben vertraut machen und ihre internen Richtlinien für Sonderurlaub an das aktuelle Arbeitsrecht anpassen. Firmen sollten im Detail und mit Beispielen definieren, unter welchen Umständen und für wie viele Tage der § 616 BGB in ihrem Unternehmen Anwendung findet. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt gleichzeitig für Klarheit bei den Mitarbeitern, was ihre Rechte und Pflichten betrifft.

Die Sonderurlaubsverordnung für Beamte – Besonderheiten kennen

Für Bundesbeamtinnen und Bundesbeamte sowie für Richterinnen und Richter des Bundes gilt mit der „Verordnung für Sonderurlaub“ (SurlV) ein besonderes Sonderurlaubsgesetz. Es regelt die Zuständigkeit, die Voraussetzungen und die Dauer von Sonderurlaub für Bundesbeamten und Richter. In ihrem Fall trifft die personalverwaltende Dienstbehörde die Entscheidung über die Gewährung von Sonderurlaub (§ 2 SurlV).

Für Richterinnen und Richter sowie für Bundesbeamtinnen und Beamte gelten die folgenden Gründe als Anlass für die Gewährung von Sonderurlaub:

  • Sonderurlaub zur Ausübung staatsbürgerlicher Rechte und zur Erfüllung staatsbürgerlicher Pflichten.
  • Sonderurlaub zur Ausübung einer Tätigkeit in öffentlichen, zwischenstaatlichen oder überstaatlichen Einrichtungen oder in einer öffentlichen Einrichtung eines Mitgliedstaates der Europäischen Union.
  • Sonderurlaub zur Wahrnehmung von Aufgaben der Entwicklungszusammenarbeit.
  • Sonderurlaub im Rahmen des Aufstiegs in eine Laufbahn des gehobenen oder höheren Dienstes.
  • Sonderurlaub für (fremdsprachliche) Aus- oder Fortbildung.
  • Sonderurlaub für Zwecke der militärischen und zivilen Verteidigung.
  • Sonderurlaub für vereinspolitische Zwecke.
  • Sonderurlaub zur Ableistung von Freiwilligendiensten.
  • Sonderurlaub für gewerkschaftliche, sportliche oder kirchliche Zwecke.
  • Sonderurlaub für Familienheimfahrten.
  • Sonderurlaub aus dienstlichen, medizinischen oder persönlichen Anlässen.
  • Sonderurlaub bei Mitaufnahme oder ganztägiger Begleitung bei stationärer Krankenhausbehandlung.
  • Sonderurlaub in anderen Fällen.

Unternehmen der freien Wirtschaft können sich an den Anlässen für Sonderurlaub von Beamten und Richtern orientierten. Sie sollten ebenfalls detailorientiert festschreiben, wann Sonderurlaub im Betrieb eingereicht werden kann.

TVöD und Sonderurlaub: Richtlinien für den öffentlichen Dienst

Besondere Bedingungen zum Sonderurlaub gelten ebenfalls für Beamte sowie Beschäftigte im öffentlichen Dienst. Hier regelt der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) und im Besonderen der § 28 des TVöD die Beantragung von Sonderurlaub. Der § 28 TVöD erklärt:

„Beschäftigte können bei Vorliegen eines wichtigen Grundes unter Verzicht auf die Fortzahlung des Entgelts Sonderurlaub erhalten.“

Der Begriff Sonderurlaub wird im TVöD anders definiert als in der freien Wirtschaft!

Sonderurlaub impliziert im öffentlichen Dienst die Gewährung von freien Tagen ohne Entgeltfortzahlung. In der freien Wirtschaft kennt man in Sonderfällen ebenfalls die Möglichkeit, einem Mitarbeiter aus spezifischen und sehr persönlichen Gründen einige Tage oder mehrere Wochen Sonderurlaub zu gewähren, der nicht bezahlt wird. Häufig wird dieser unbezahlte Sonderurlaub umgangssprachlich als „unbezahlter Urlaub“ bezeichnet.

TVöD: Sonderurlaub gleich Arbeitsbefreiung

Im TVöD wird der Sonderurlaub, der bei der Geburt eines Kindes, bei einem Todesfall oder bei anderen Anlässen genehmigt wird, mit dem Begriff „Arbeitsbefreiung“ definiert. Beschäftigten im öffentlichen Dienst werden auf Grundlage von § 29 TVöD die folgenden Tage Sonderurlaub (Arbeitsbefreiung) gewährt:

Anlass Arbeitsbefreiung Anzahl Arbeitstage
Geburt des Kindes 1 Arbeitstag
Tod des nächsten Angehörigen 2 Arbeitstage
Umzug aus dienstlichem oder betrieblichem Grund (anderer Ort) 1 Arbeitstag
25- und 40-jähriges Arbeitsjubiläum 1 Arbeitstag
Schwere Erkrankung eines Angehörigen im selben Haushalt 1 Arbeitstag (Jahr)
Schwere Erkrankung eines Kindes bis zum 12. Lebensjahr 4 Arbeitstage (Jahr)
Ärztliche Behandlung von Beschäftigten, wenn diese während der Arbeitszeit erfolgen muss Nachweis Abwesenheit inkl. Wegezeiten

Sonderurlaub und Bundesurlaubsgesetz

Das Bundesurlaubsgesetz beschäftigt sich primär mit dem Erholungsurlaub, der Beschäftigten pro Kalenderjahr zusteht. Gemäß § 3 BurlG haben Arbeitnehmer einen Anspruch von mindestens 24 Werktagen pro Jahr.

Zum Thema Sonderurlaub oder zu einem Anspruch äußert sich das Bundesurlaubsgesetz nicht. Da im Bundesurlaubsgesetz gleichzeitig der gesetzliche Rahmen für die Gewährung von Urlaub in Unternehmen definiert wird, ist das Bundesurlaubsgesetz ein für Arbeitgeber ebenfalls richtungsweisendes Gesetz. Die expliziten Regelungen des BurlG beziehen sich auf die Pflichten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, beispielsweise auf die Antragstellung oder den Zeitpunkt, die Übertragbarkeit und die Abgeltung des Urlaubs.

Sonderurlaub in 8 Schritten beantragen: So gehen Arbeitnehmer vor

Im Beispiel beantragt ein Außendienstmitarbeiter in einem pharmazeutischen Unternehmen einen Tag Sonderurlaub für einen beruflich bedingten Umzug. Der Beschäftigte wurde aus seinem Außendienstgebiet in Norddeutschland nach Nordrhein-Westfalen versetzt. Er zieht von Bremen nach Dortmund. Die folgenden Schritte sind für die Beantragung des Sonderurlaubs zielführend:

  1. Informieren Sie sich über die internen Richtlinien zur Gewährung von Sonderurlaub.
  2. Legen Sie das genaue Datum Ihres beruflich veranlassten Umzugs fest.
  3. Verfassen Sie einen formellen Antrag auf Sonderurlaub. Geben Sie darin den Grund für die Beantragung (beruflich veranlasster Umzug von Norddeutschland nach NRW), das genaue Datum des Umzugs sowie Ihre neue Adresse an.
  4. Belegen Sie die Umzugsgründe, beispielsweise durch ein Schreiben der Personalabteilung, in der die Versetzung bestätigt wird.
  5. Stellen Sie sicher, dass Ihr Antrag rechtzeitig eingereicht wird.
  6. Geben Sie den Antrag auf Sonderurlaub persönlich bei Ihrem Vorgesetzten ab oder informieren Sie den Vorgesetzten über die Beantragung im persönlichen Gespräch.
  7. Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung Ihres Sonderurlaubstages.
  8. Informieren Sie relevante Kollegen und Vorgesetzte über Ihre geplante Abwesenheit.

Halten Arbeitnehmer bei der Beantragung von Sonderurlaub die genannten acht Schritte ein, sorgen sie für Transparenz. Sie können in diesem Fall darauf vertrauen, dass ihr Sonderurlaub genehmigt wird, wenn er berechtigt ist.

Sonderurlaub wegen Schwerbehinderung: Besondere Regelungen im Arbeitsrecht

Schwerbehinderte Arbeitnehmer haben Anspruch auf zusätzliche bezahlte Urlaubstage. Die Höhe des Zusatzurlaubs hängt vom Grad der Behinderung ab. Ab einem Grad der Behinderung (GdB) von 50 besteht ein Anspruch auf Zusatzurlaub.

Im § 208 des Neunten Sozialgesetzbuches) (SGB IX) wird ausgeführt:

  • Schwerbehinderte Menschen haben Anspruch auf einen bezahlten zusätzlichen Urlaub von fünf Arbeitstagen im Urlaubsjahr.
  • Verteilt sich die regelmäßige Arbeitszeit des schwerbehinderten Menschen auf mehr oder weniger als fünf Arbeitstage in der Kalenderwoche, erhöht oder vermindert sich der Zusatzurlaub entsprechend.
  • Besteht die Schwerbehinderung nicht während des gesamten Kalenderjahres, so hat der schwerbehinderte Mensch für jeden vollen Monat der im Beschäftigungsverhältnis vorliegenden Schwerbehinderteneigenschaft einen Anspruch auf ein Zwölftel des Zusatzurlaubs.

Wichtig: Der gesetzlich vorgeschriebene Zusatzurlaub muss vom Begriff Sonderurlaub differenziert werden. Während Schwerbehinderte einen gesetzlichen Anspruch auf Zusatzurlaub haben, wird Sonderurlaub grundsätzlich individuell gewährt. Selbstverständlich erhalten auch schwerbehinderte Mitarbeiter Sonderurlaub bei einem Todesfall oder im Rahmen eines beruflich veranlassten Umzugs.

Best Practices für die Handhabung von Sonderurlaub in Unternehmen

Aus Unternehmenssicht empfiehlt es sich, klare Richtlinien zum Thema Sonderurlaub im Betrieb zu etablieren. Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 Betriebsverfassungsgesetz ist auch auf Sonderurlaub anzuwenden. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, den Betriebsrat proaktiv in die Konzeption aller Regularien einzubinden.

Eine einheitliche Kommunikation und Anwendung der internen Vorgaben sind ebenfalls wichtig. In diesem Falle fördert eine transparente und gleichberechtigte Handhabung das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Außerdem empfiehlt es sich eine Personalsoftware zur Verwaltung von digitalen Urlaubsanträgen im Unternehmen einzusetzen. Mit unserer Software können Sie selbstverständlich auch Anträge auf Sonderurlaub verwalten.

Weitere Antworten zum Sonderurlaub:

Verfällt Sonderurlaub bei Krankheit?

Eine Erkrankung während des Sonderurlaubs führt zu einer Unterbrechung des Sonderurlaubs. Während der Krankheitsphase hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Der Sonderurlaub selbst verfällt, wenn das zugrunde liegende Ereignis vorüber ist.

Welche typischen Anlässe begründen einen Anspruch auf Sonderurlaub?

Gibt es eine Mustervorlage für den Antrag auf Sonderurlaub?

Gerne stellen wir Ihnen unseren kostenlosen Urlaubszettel zum Download als PDF oder Worddatei bereit. Alternativ finden Sie hier unser Urlaubsantrag Formular, welches Sie direkt im Browser ausfüllen können.

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