Urlaubsrückstellung: Praxisratgeber zur Berechnung und Buchung für Arbeitgeber

Ein langzeitkranker Mitarbeiter sammelt während seiner 8-monatigen Abwesenheit aufgrund einer Krebserkrankung 20 Urlaubstage an. Diese müssen als Urlaubsrückstellung ins nächste Geschäftsjahr übertragen werden, um zukünftige Urlaubsansprüche zu decken. Urlaubsrückstellungen bewirken eine Erhöhung der Verbindlichkeiten in der Bilanz und stellen sicher, dass Unternehmen finanziell auf die Auszahlung dieser Ansprüche vorbereitet sind.

Take-aways zum Thema Urlaubsrückstellung:

  • Der § 7 des Bundesurlaubsgesetzes erlaubt eine Urlaubsrückstellung in engem Rahmen.
  • Eine Urlaubsrückstellung wirkt sich steuermindernd aus.
  • Steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben müssen bei der Urlaubsrückstellung beachtet werden.

Erholungsurlaub ist sowohl für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer ein wichtiges Thema. Aus Arbeitgebersicht ist es wichtig, dass sich Mitarbeiter im Unternehmen im Rahmen ihres gesetzlich garantierten Urlaubs erholen, um ihre Arbeitsleistung erbringen zu können. Für Arbeitnehmer bedeuten bezahlte Urlaubszeiten, zu entspannen, Zeit mit Freunden oder der Familie zu verbringen und sich gleichzeitig keine Sorgen, um die monatlichen Einnahmen zu machen.

Wenn es aufgrund von Krankheit, Mehrarbeit oder anderen außergewöhnlichen Situationen nicht möglich ist, dass Arbeitnehmer ihren Jahresurlaub ausschöpfen, müssen Arbeitnehmer eine Urlaubsrückstellung vornehmen. Urlaubsrückstellungen spielen eine wichtige Rolle in der Bilanzierung und haben erhebliche Auswirkungen auf die Steuerbilanz eines Unternehmens.

Dieser Artikel beschäftigt sich aus diesem Grund mit der Frage, was Urlaubsrückstellungen per Definition sind, wie sie berechnet und gebucht werden, und welche rechtlichen Vorgaben bei einer Urlaubsrückstellung zu beachten sind.

Urlaubsrückstellung: Definition, Bedeutung und rechtliche Grundlagen

Urlaubsrückstellungen können als finanzielle Rücklagen definiert werden, die Unternehmen bilden, um die zukünftigen Urlaubsansprüche ihrer Mitarbeiter abzudecken. Eine Urlaubsrückstellung entsteht, wenn ein Mitarbeiter seinen jährlichen Erholungsurlaub nicht vollständig verbraucht. Eine Urlaubsrückstellung wird in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen. Sie spiegelt die Verpflichtung des Arbeitgebers wider, Urlaubsansprüche zu gewähren oder auszuzahlen.

Gründe für eine Urlaubsrückstellung

Die Gründe für eine Urlaubsrückstellung liegen entweder im persönlichen oder betrieblichen Umfeld des Angestellten:

Persönliche Gründe des Arbeitnehmers:

  • Eine längerfristige Krankheitsphase,
  • familiäre Verpflichtungen, zum Beispiel bei der Pflege von Angehörigen oder
  • anderweitige außergewöhnlich persönliche Umstände

können dazu führen, dass geplanter Urlaub nicht genommen werden kann.

Betriebliche Anlässe:

In Phasen hoher Arbeitsbelastung oder bei dringenden Projekten kann es vorkommen, dass Urlaub aus betrieblichen Gründen ins nächste Kalenderjahr übertragen werden muss.

Bei dringenden persönlichen oder betrieblichen Anlässen macht es der § 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG) möglich, dass nicht genommene Urlaubstage ausnahmsweise in die ersten drei Monate des Folgejahres übertragen werden:

„Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“

Transparenz: Warum Urlaubsrückstellungen aus rechtlicher Sicht alternativlos sind

Es ist aus rechtlicher und gesetzlicher Sicht wesentlich, dass ein ins nächste Kalenderjahr übertragener Erholungsurlaub transparent in der Bilanz ausgewiesen wird. Ohne eine transparente Urlaubsrückstellung würden Unternehmen ihre finanziellen Verpflichtungen unterschätzen und nach innen und außen ein verzerrtes Bild ihrer wirtschaftlichen Lage vermitteln.

Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen in Deutschland beschäftigt 200 Mitarbeiter. Im aktuellen Geschäftsjahr konnten 150 Mitarbeiter einen Teil ihres Urlaubs nicht nehmen. Im Durchschnitt hat jeder der Beschäftigten 10 Resturlaubstage, die ins kommende Geschäftsjahr transferiert werden müssen. Hätte jeder nicht genommene Urlaubstag einen rechnerischen Wert von 300 Euro, der sich aus dem Bruttogehalt sowie weiteren Abgaben zusammensetzt, entstehen folgenden Sollwerte in der Bilanz:

  • 150 Mitarbeiter * 10 Urlaubstage = 1.500 Urlaubstage.
  • 1.500 Urlaubstage * 300 Euro = 450.000 Euro.

Da Urlaubstage den Gewinn eines Unternehmens schmälern, müssen in der Bilanz 450.000 Euro an Urlaubsrückstellungen ausgewiesen werden.

Dieses vereinfachte Beispiel zeigt, dass es wichtig ist, eine Urlaubsrückstellung transparent und gesetzeskonform zu berechnen. In diesem Fall entsteht ein kongruentes Bild der wirtschaftlichen Lage als Unternehmens. Aus diesem Grund sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Rückstellungen für nicht genommenen Urlaub zu bilden. Dies ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie aus den Vorgaben des Einkommensteuergesetzes (EStG)

Handelsrechtliche Vorgaben

Gemäß § 249 Abs. 1 HGB besteht für ungewisse Verbindlichkeiten, zu denen auch nicht genommene Urlaubstage gehören, eine Pflicht zur Rückstellung. Urlaubsrückstellungen müssen aus diesem Grund in der Bilanz auf der Passivseite ausgewiesen werden.

Die Höhe der Rückstellung richtet sich nach dem künftigen Personalaufwand für Urlaubsentgelt, Lohnnebenkosten und etwaige Gehaltserhöhungen.

Der Gesetzgeber gibt Unternehmen bei der Berechnung der Urlaubsrückstellung eine gewisse Freiheit. Mitarbeiter in der Buchhaltung haben sowohl die Möglichkeit, die Urlaubsrückstellung konkret pro Mitarbeiter durchzuführen oder die Durchschnittsberechnung über alle Mitarbeiter zu wählen. Eine einmal gewählte Methode muss gemäß § 252 HGB beibehalten werden.

Steuerrechtliche Vorgaben

Der § 5 des Einkommensteuergesetzes (EStG) gibt Unternehmen auf, regelmäßig Abschlüsse nach dem Massgeblichkeitsgrundsatz vorzunehmen. Dies bedeutet unter anderem, die handelsrechtlichen Urlaubsrückstellungen in die Steuerbilanz zu übernehmen.

Für die Ermittlung des Urlaubsentgelts sind steuerlich das Bruttoarbeitsentgelt, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Urlaubsgeld und lohnabhängige Nebenkosten zu berücksichtigen. Jährliche Sondervergütungen wie Weihnachtsgeld fallen nicht ins Gewicht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung der Urlaubsrückstellung

Die Berechnung der Urlaubsrückstellung kann komplex erscheinen. Mit der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung können Urlaubsrückstellungen pro Mitarbeiter jedoch klar und simpel kalkuliert werden:

  1. Bestimmen Sie die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage
    Der erste Schritt besteht darin, die Anzahl der noch nicht genommenen Urlaubstage jedes Mitarbeiters zu ermitteln. Dazu zählen sowohl der Resturlaub des Vorjahres als auch der bisher nicht genommene Urlaub des laufenden Jahres.
  2. Ermitteln Sie den durchschnittlichen täglichen Vergütungsbetrag
    Im zweiten Schritt berechnen Sie den durchschnittlichen Tageslohn des Mitarbeiters. Dazu addieren Sie das Jahresbruttogehalt und alle relevanten Zuschläge (wie Weihnachtsgeld oder Boni) und teilen diesen Betrag durch die Arbeitstage des Jahres.
  3. Multiplizieren Sie die verbleibenden Urlaubstage mit dem täglichen Vergütungsbetrag
    Im letzten Schritt multiplizieren Sie die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage mit dem durchschnittlichen Tageslohn. Das Ergebnis ist der Rückstellungsbetrag für den jeweiligen Mitarbeiter.

Beispielrechnung Urlaubsrückstellung

Für einen Mitarbeiter in Deutschland, der 5.000 Euro monatlich verdient und 15 Urlaubstage ins folgende Kalenderjahr überträgt, soll eine Urlaubsrückstellung gebildet werden. Zuschläge, Boni oder andere Vergütungen erhält der Beschäftigte nicht.

  • Monatsgehalt: 5.000 Euro.
  • Jahresgehalt: 5.000 Euro * 12 Monate = 60.000 Euro.
  • Arbeitstage pro Jahr: 260 Tage.
  • Kalkulation: 60.000 Euro / 260 Tage.
  • Durchschnittliche Vergütung pro Tag: 230,77 Euro.
  • Berechnung Urlaubsrückstellung: 230,77 * 15 = 3.461,55 Euro.

Buchung der Urlaubsrückstellung – Praxisbeispiel und Best Practices

Eine korrekte Buchung der Urlaubsrückstellung ist entscheidend für eine saubere Bilanz und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Unsere Urlaubsplaner Software timetape unterstützt Sie zielgenau, da der Resturlaub aus dem vergangenen Jahr automatisch in das nächste Geschäftsjahr übertragen wird.

Beispiel 1 – Buchung einer neuen Urlaubsrückstellung

Ein Rückstellungsbetrag von 2.000 Euro für einen Mitarbeiter in der Produktion wird gebucht. Die Bilanzierung erfolgt wie folgt:

  • Sollkonto (Aufwandskonto): 2.000 Euro
  • Habenkonto (Rückstellungskonto): 2.000 Euro

Konto Bezeichnung Soll Haben
4165 (SKR 03) oder 6076 (SKR 04) Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen 2.000 Euro
0961 (SKR 03) oder 3079 (SKR 04) Urlaubsrückstellungen 2.000 Euro

Auflösung der Urlaubsrückstellung im folgenden Geschäftsjahr:

Konto Bezeichnung Soll Haben
0961 (SKR 03) oder 3079 (SKR 04) Urlaubsrückstellungen 2.000 Euro
4165 (SKR 03 oder 6076 (SKR 04) Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen 2.000 Euro

Für Gesellschafter-Geschäftsführer, angestellte Mitunternehmer und Minijobber gibt es separate Konten für die Aufwendungen aus der Veränderung der Urlaubsrückstellungen in den Kontorahmen SKR 03 und SKR 04.

Einfluss der Urlaubsrückstellung auf die Steuerbilanz

Urlaubsrückstellungen haben einen direkten und signifikanten Einfluss auf den steuerpflichtigen Gewinn eines Unternehmens. Da Rückstellungen buchhalterisch als Aufwendungen betrachtet werden, reduzieren sie den steuerpflichtigen Gewinn.

Urlaubsrückstellungen sollten Teil einer langfristigen Steuerplanung sein. Durch eine vorausschauende Berechnung und regelmäßige Anpassung der Rückstellungen kann die Steuerlast des Betriebs effektiv optimiert werden.

Urlaubsrückstellung und latente Steuern: Was Arbeitgeber beachten sollten

Aufgrund der unterschiedlichen Bewertungen in der Handels- und in der Steuerbilanz können sogenannte "latente Steuern" entstehen. Latente Steuern spiegeln die zukünftigen steuerlichen Auswirkungen wider, die durch die Urlaubsrückstellung entstehen. Latente Steuern werden ermittelt, indem die Differenz zwischen dem handelsrechtlichen und dem steuerlichen Rückstellungsbetrag ausgewiesen wird. Der Unterschiedsbetrag wird mit dem Unternehmenssteuersatz multipliziert, um die latente Steuer zu berechnen.

Spezielle Regelungen für Gesellschafter-Geschäftsführer bei der Urlaubsrückstellung

Für Gesellschafter, die gleichzeitig Geschäftsführer sind, gelten besondere Regelungen bei der Bildung von Urlaubsrückstellungen. Eine Urlaubsrückstellung darf ausschließlich für die Tätigkeit als Geschäftsführer gebildet werden. Klare vertragliche Regelung und eine genaue Dokumentation sind die Grundlage einer objektiven Bildung der Urlaubsrückstellung für einen Geschäftsführer.

Auflösung der Urlaubsrückstellung: Wann und wie?

Die Auflösung einer Urlaubsrückstellung in der Bilanz erfolgt, wenn die Verpflichtung des Unternehmens erfüllt ist. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn der Mitarbeiter im Folgejahr seinen Resturlaub aus dem vergangenen Geschäftsjahr genommen hat. Im Einzelfall und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird die Urlaubsrückstellung ebenfalls aufgelöst, wenn der verbleibende Urlaubsanspruch abgegolten und ausbezahlt wurde.

Wichtige Fragen und Antworten:

Was gehört alles in die Urlaubsrückstellung?

In einer Urlaubsrückstellung sind alle finanziellen Verpflichtungen inkludiert, die aus nicht genommenen Urlaubstagen resultieren. Der Bruttolohn, Sozialabgaben und weitere lohnabhängige Kosten müssen summiert und zurückgestellt werden.

Wie bucht man eine Urlaubsrückstellung?

Die Buchung einer Urlaubsrückstellung erfolgt durch eine Soll-Buchung auf dem Aufwandskonto und eine Haben-Buchung auf dem Rückstellungskonto. Die genaue Buchung hängt von den spezifischen Kontenrahmen (SKR 3 oder SKR 4) ab.

Wie funktioniert eine Urlaubsrückstellung in der Praxis?

In der Praxis werden Urlaubsrückstellungen in der Buchhaltung durch regelmäßige Überprüfung und Anpassungen der Rückstellungsbeträge verwaltet. Hierfür eignen sich Softwarelösungen wie timetape oder Excel-Tools, die die Berechnungen und die Buchungen automatisieren.

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